Booth Kings V.O.F., gevestigd aan de Sluiskeshoeven 8, 5244 GM Rosmalen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. We verwerken niet meer dan we nodig hebben, en we vertellen je hieronder precies wat dat is.
Vragen, een verzoek of een klacht? Mail info@boothkings.nl, bel 073 234 0112 of gebruik het contactformulier. Elco van Berkel is onze contactpersoon voor privacy.
1. Welke gegevens we verwerken
Als je een offerte aanvraagt of boekt
- voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer;
- je woonadres (straat en huisnummer, postcode, plaats) en het adres van je feestlocatie;
- de gegevens van je boeking: datum, tijden, gekozen photobooth, extra's, aantal uren en de berekende afstand;
- je bankrekeningnummer, zodra je betaalt of we je borg terugstorten;
- bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, KVK- en btw-nummer) als je zakelijk boekt;
- wat je ons verder zelf vertelt: berichten, wensen voor je fotostrip, bestanden die je uploadt en onze correspondentie per e-mail of WhatsApp.
Als je je klantportaal gebruikt
- je inloglinks (magic links) en de sessie waarmee je bent ingelogd;
- je inlogmomenten, met IP-adres en browsergegevens — die gebruiken we om misbruik van accounts te herkennen;
- een logboek van handelingen die wij in het systeem doen rond jouw boeking, zodat we achteraf kunnen zien wie wat heeft gewijzigd.
Als je gast bent op een feest met onze photobooth
- de foto's en video's die je met de photobooth maakt, en eventuele antwoorden als de booth een enquêtefunctie heeft;
- je e-mailadres of telefoonnummer, als je die zelf invult om je foto's te ontvangen.
Als je onze website bezoekt
We gebruiken geen Google Analytics of vergelijkbare trackers en plaatsen geen advertentiecookies. Wel logt onze server standaard technische gegevens zoals je IP-adres, en gebruiken we op het offerte- en contactformulier een spamfilter van Google (reCAPTCHA). Zie punt 6.
2. Waarom we die gegevens verwerken
- Om onze afspraak uit te voeren: je offerte opstellen, je boeking regelen, de photobooth bezorgen en ophalen, je foto's leveren en de borg terugstorten.
- Omdat de wet dat vraagt: onze administratie en facturen moeten we van de Belastingdienst bewaren.
- Vanwege een gerechtvaardigd belang: contact met je opnemen over je boeking, misbruik en spam tegengaan, onze systemen beveiligen, en bij een geschil kunnen aantonen wat er is afgesproken.
- Met jouw toestemming: als we je foto's willen gebruiken voor onze eigen website of social media. Dat doen we alleen als je daar apart ja op zegt, en je kunt die toestemming altijd intrekken.
We nemen geen besluiten over jou op basis van geautomatiseerde verwerking.
3. Hoe lang we bewaren
| Wat | Hoe lang |
|---|---|
| Administratie: offertes, facturen en boekingsgegevens | 7 jaar |
| Je klantaccount en de tijdlijn van je boeking | zolang je account bestaat |
| Foto's, video's en het online album | 1 maand na je event |
| Bestanden die je uploadt, bijvoorbeeld voor je fotostrip | 12 maanden na je event |
| E-mailcorrespondentie in ons systeem | 24 maanden — de inhoud van berichten 90 dagen |
| Logboek van handelingen in ons systeem | 24 maanden |
| Inlogmomenten met IP-adres en browsergegevens | 180 dagen |
| Inloglinks (magic links) | tot ze verlopen, daarna hooguit 7 dagen |
| Technische meldingen van ons boekhoudpakket | 90 dagen |
Wil je je foto's eerder verwijderd hebben of juist langer bewaren? Laat het weten, dan regelen we dat. Gegevens die we voor onze administratie moeten bewaren kunnen we niet eerder wissen.
4. Wie we inschakelen
We verkopen je gegevens niet en geven ze alleen door als dat nodig is om onze afspraak uit te voeren of omdat de wet dat vraagt. Met partijen die voor ons gegevens verwerken sluiten we een verwerkersovereenkomst. Dit zijn ze:
| Partij | Waarvoor |
|---|---|
| Moneybird B.V. (Nederland) | facturen en administratie |
| Onze hosting- en e-mailpartij (Nederland) | de website, het klantportaal en onze mailboxen |
| Google Ireland Ltd. (Ierland/VS) | reCAPTCHA-spamfilter op onze formulieren |
| OpenStreetMap Foundation (Verenigd Koninkrijk) | het omzetten van een adres naar coördinaten |
| HeiGIT gGmbH / openrouteservice (Duitsland) | het berekenen van de rijafstand naar je locatie |
| Leveranciers van photobooth-software (Verenigde Staten) | het maken, delen en online tonen van de foto's en video's uit de photobooth |
Gaan er gegevens naar een land buiten de Europese Economische Ruimte — zoals bij de Amerikaanse leveranciers van onze photobooth-software — dan doen we dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework. Wil je precies weten welke partijen dat op dit moment zijn? Vraag het op via info@boothkings.nl.
5. Foto's, video's en je gasten
- De foto's en video's uit de photobooth kunnen in een online album komen te staan, bereikbaar via een unieke link en eventueel met wachtwoord.
- We bewaren die media tot 1 maand na het event — download binnen die maand alles wat je wilt houden. Daarna verwijderen we ze. Dat opruimen doen we periodiek en dus niet op de dag af; ook back-ups lopen een tijdje achter.
- Sta je op een foto en wil je die weg hebben? Mail info@boothkings.nl — we verwijderen hem, ook als je zelf geen klant van ons bent.
- Ben je onze opdrachtgever? Dan vragen we jou om je gasten te laten weten dat er foto's en video's worden gemaakt en dat ze kunnen aangeven daar niet op te willen staan.
- We gebruiken foto's van jouw feest alleen voor onze eigen website of social media als je daar apart toestemming voor hebt gegeven.
6. Cookies en scripts van derden
- We gebruiken alleen functionele cookies: die houden je ingelogd in het klantportaal en onthouden instellingen zoals de toegankelijkheidsopties. Daar is geen toestemming voor nodig.
- We gebruiken geen Google Analytics, advertentiecookies of trackers van derden.
- Op het offerte- en contactformulier draait Google reCAPTCHA om spam tegen te houden. Google ontvangt daarbij onder meer je IP-adres en gegevens over je browser. Lees het privacybeleid van Google als je wilt weten wat zij daarmee doen.
- Vul je een locatie in op het offerteformulier, dan zoekt onze server de coördinaten op bij OpenStreetMap en daarmee de rijafstand bij openrouteservice. Het ingevulde adres gaat dus naar OpenStreetMap en alleen de coördinaten naar openrouteservice — geen naam, e-mailadres of andere gegevens. Je browser legt zelf geen verbinding met die diensten, dus zij zien jouw IP-adres niet.
- Lettertypen, scripts en afbeeldingen staan op onze eigen server. Je browser laadt daarvoor niets bij externe partijen.
7. Hoe we je gegevens beveiligen
- Al het verkeer met onze website en het klantportaal loopt versleuteld via HTTPS.
- Inloggen in het klantportaal gaat via een eenmalige link naar je e-mailadres; er zijn geen wachtwoorden die kunnen uitlekken. Medewerkers loggen in met tweestapsverificatie.
- Bestanden die je uploadt staan buiten het publieke deel van de website en zijn alleen bereikbaar na inloggen.
- We houden bij wie in ons systeem welke handeling doet. Bekijkt een medewerker jouw portaal om je te helpen, dan leggen we dat vast en kan diegene niets namens jou wijzigen.
- Denk je dat er iets niet klopt met onze beveiliging? Mail info@boothkings.nl — we pakken het serieus op.
8. Jouw rechten
- Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen.
- Je mag bezwaar maken tegen een verwerking, ons vragen die te beperken, en je gegevens in een gangbaar bestandsformaat meekrijgen.
- Heb je toestemming gegeven, dan mag je die altijd weer intrekken.
- Stuur je verzoek naar info@boothkings.nl. We reageren binnen vier weken. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen jezelf te identificeren; maak op een kopie van je identiteitsbewijs je pasfoto, de MRZ-strook, het documentnummer en je BSN onleesbaar.
- Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het natuurlijk liever eerst zelf.
9. Kinderen
Onze website en diensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. We kunnen niet controleren hoe oud een bezoeker is. Denk je dat we zonder toestemming gegevens van een minderjarige hebben verzameld? Mail ons, dan verwijderen we die.
10. Wijzigingen
Verandert er iets in wat we verwerken of met wie we werken, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer we dat voor het laatst deden. Lees ook onze algemene voorwaarden.